LA TRASFERTA DEL LAVORATORE DIPENDENTE
Può accadere che il lavoratore venga comandato temporaneamente a svolgere la propria opera al di fuori della sede abituale di lavoro e si rechi pertanto in trasferta.
La sede di lavoro (da non confondersi con la sede di assunzione) è un elemento essenziale del contratto di lavoro subordinato ed individua il luogo nel quale il lavoratore deve recarsi per rendere la prestazione lavorativa.
Non è però il solo a cui fare attenzione nel caso della trasferta del lavoratore dipendente.
Le caratteristiche della trasferta
La trasferta, per essere tale, deve possedere alcune caratteristiche fondamentali:
- deve comportare lo svolgimento dell’attività del dipendente al di fuori della sede abituale di lavoro;
- deve essere temporanea;
- deve essere comandata dal datore di lavoro per esigenze transitorie;
- il motivo della trasferta deve essere lecito, non fraudolento e non discriminatorio;
- deve svolgersi nell’interesse del datore di lavoro;
- deve permanere il legame funzionale con la sede di lavoro abituale;
- deve permanere il potere direttivo in capo al datore di lavoro.
Fatte salve diverse disposizioni contrattuali, non è necessario il consenso del lavoratore.
La temporaneità
Il carattere della temporaneità è un elemento essenziale, ma non è di agevole individuazione.
Sebbene infatti il limite di 240 giorni previsto per il settore pubblico dalla circolare 326/1997 del Ministero delle Finanze possa venire in aiuto, non esiste nel settore privato una durata prestabilita al di là della quale la trasferta perda automaticamente il requisito della temporaneità.
Occorre quindi rifarsi a criteri di ragionevolezza e buona fede, identificando elementi concordanti, per giungere ad una valutazione che non può avvenire se non caso per caso.
La non definitività (temporaneità) del mutamento della sede di prestazione dell’attività lavorativa deve associarsi al legame funzionale con la sede contrattualmente stabilita.
Sebbene differita nel tempo, deve perciò permanere la necessità e l’ utilità a che il lavoratore torni a svolgere la prestazione nella sede di lavoro abituale.
Il trasfertismo non è trasferta
Quando il lavoratore è tenuto per contratto ad espletare la propria attività lavorativa in sedi di lavoro sempre variabili e diversi, non si parla di trasferta ma di trasfertismo. Il lavoratore in trasferta differisce dal trasfertista e le indennità, somme e rimborsi erogati al trasfertista hanno un trattamento fiscale e contributivo diverso da quello della trasferta. Il DL 193/2016 (art. 7 quinquies), seguito parecchio tempo dopo dalla Circolare Inps 158/2019, è intervenuta a chiarire quali siano gli elementi in presenza dei quali il lavoratore si debba ritenere ‘trasfertista’. A tal fine devono sussistere contemporaneamente le seguenti tre condizioni:
- mancata indicazione nel contratto della sede di lavoro;
- svolgimento di un’attività che richiede la continua mobilità;
- corresponsione, per lo svolgimento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, di un’indennità, maggiorazione retributiva e/o somme comunque denominate, in misura fissa, erogate cioè indipendentemente dall’effettività della trasferta e/o dal luogo nella quale si è svolta.
Il trasferimento del lavoratore dipendente
L’indennità di trasferta si differenzia anche dall’indennità di trasferimento, proprio per la temporaneità dello spostamento in altra sede lavorativa e segue anch’essa regole e tassazione diverse.
In questo caso infatti la sede abituale di lavoro del lavoratore non è temporanea, ma cambia in modo definitivo.
La trasferta, i rimborsi e l’indennità di trasferta
L’indennità di trasferta è una somma giornaliera riconosciuta al lavoratore, in aggiunta o in alternativa al rimborso delle spese, in caso di temporaneo svolgimento dell’attività lavorativa in luogo diverso dalla sede contrattuale di lavoro stabilita.
L’indennità di trasferta è corrisposta non solo per risarcire il disagio causato al lavoratore dallo spostamento della sede di lavoro, ma serve anche a rimborsare le spese vive e concrete che lo stesso sosterrà durante gli spostamenti.
L’indennità può essere determinata in misura fissa, ma anche in percentuale alla retribuzione giornaliera.
L’importo del rimborso è normalmente stabilito dalla contrattazione collettiva, ma può essere anche determinata dalle parti a condizione che non si scenda al di sotto dei minimi eventualmente stabiliti dal ccnl.
La trasferta nel territorio comunale
Il legislatore ha previsto differenti regimi fiscali/previdenziali in funzione del luogo ove la trasferta del lavoratore dipendente avvenga.
Le indennità ed i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale della sede abituale di lavoro del lavoratore concorrono integralmente a formare il reddito.
Anche gli eventuali rimborsi delle spese di trasporto sono integralmente soggetti in questo caso.
Sono esentati i soli rimborsi spese di trasporto che siano comprovati da documenti provenienti dal vettore (es. autobus, taxi, car sharing, ecc.).
La trasferta al di fuori del territorio comunale
Il trattamento fiscale e previdenziale, in capo ai lavoratori dipendenti ed assimilati, delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese fuori dal territorio comunale, prevede tre tipologie di rimborso (alternative tra loro) a cui il legislatore fa corrispondere un regime agevolato di tassazione.
In particolare, possiamo avere:
- Il rimborso spese forfettario;
- Il rimborso spese a piè di lista o analitico;
- Il sistema misto.
E’ possibile scegliere liberamente la tipologia di rimborso da applicare.
La scelta deve essere effettuata con riferimento a ciascuna trasferta.
Nel caso di trasferte di più giorni deve essere utilizzato necessariamente un unico metodo per l’intero periodo.
Se però più lavoratori partecipano alla stessa trasferta, sarà possibile differenziare il trattamento in capo a ciascun lavoratore, mantenendo ovviamente per ciascun lavoratore lo stesso trattamento per l’intero periodo della trasferta stessa.
Analizziamo di seguito i tre casi sopra elencati.
Il Forfait
Il primo caso si verifica quando il datore di lavoro eroga al lavoratore un importo giornaliero predeterminato (forfait) a copertura di tutte le spese di trasferta, con la sola eccezione delle spese di viaggio e trasporto che sono rimborsate analiticamente su base documentale.
Per quanto riguarda le spese di trasporto (es. biglietto dell’autobus) non è necessario che la documentazione giustificativa sia intestata al soggetto che effettua la trasferta.
In questo caso sarà infatti sufficiente che le spese di trasporto siano riconducibili ai luoghi e tempo delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.
Eventuali altri rimborsi che non siano quelli di viaggio/trasporto sono integralmente soggetti a tassazione.
Nel caso di rimborso a forfait, l’importo erogato prende anche il nome di ‘diaria’ ed il trattamento impositivo sarà:
| Trasferta in Italia | |
| Indennità di trasferta forfettaria: | Esente fino ad euro 46,48 giorno |
| Rimborso di viaggio/trasporto analiticamente documentati: | Esenzione integrale |
|
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| Trasferta all’Estero | |
| Indennità di trasferta forfettaria: | Esente fino ad euro 77,47 giorno |
| Rimborso di viaggio/trasporto analiticamente documentati: | Esenzione integrale |
Il Piè di Lista
Se l’azienda invece decide di rimborsare al lavoratore dipendente in trasferta tutte le spese sostenute ed idoneamente giustificate (c.d. Piè di Lista), la norma prevede l’esenzione totale delle spese di vitto, alloggio e viaggio/trasporto.
Nel caso che il dipendente utilizzi la propria auto, l’indennità chilometrica deve essere calcolata in base alle tariffe ACI.Il rimborso eventualmente superiore alle tariffe ACI è da assoggettare integralmente. Se l’azienda rimborsa al dipendente in trasferta anche altre spese (es. telefono, parcheggio, lavanderia, ecc.) queste sono esentate nel limite di di euro 15,49 al giorno per trasferte in Italia e nel limite di euro 25,82 giornaliere per trasferte all’estero. Per ottenere l’esenzione di queste ulteriori spese il lavoratore non dovrà presentare alcuna documentazione probatoria, ma dovrà produrre al datore di lavoro un elenco analitico, debitamente da lui sottoscritto, delle singole spese sostenute di cui chieda il rimborso.
Riepilogando quindi, il trattamento fiscale/contributivo nel caso di rimborso a ‘piè di lista’ sarà:
| Trasferta in Italia | |
| Rimborso di vitto e alloggio: | Esenzione integrale |
| Rimborso di viaggio/trasporto: | Esenzione integrale |
| Rimborso di altre spese analiticamente attestate: | Esente fino ad euro 15,49 giorno |
|
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| Trasferta all’estero |
| Rimborso di vitto e alloggio: | Esenzione integrale |
| Rimborso di viaggio/trasporto: | Esenzione integrale |
| Rimborso di altre spese analiticamente attestate: | Esente fino ad euro 25,82 giorno |
Il Sistema Misto
Capita infine che l’azienda non adotti i precedenti due sistemi e rimborsi (o fornisca gratuitamente) al lavoratore in trasferta le spese di vitto ed alloggio (o solo vitto o solo alloggio), ed eroghi anche al lavoratore una indennità.
Fermo restando l’obbligo di piè di lista ed idonea documentazione delle spese che sono rimborsate dal Datore, l’esenzione dell’indennità corrisposta è ridotta di un terzo o due terzi a seconda che sia rimborsato al lavoratore vitto o alloggio oppure sia rimborsato vitto e alloggio.
La corresponsione di buoni pasto equivale al rimborso del vitto.
Permane l’esenzione integrale per i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto sostenute ed idoneamente giustificate.
Si avranno pertanto i seguenti casi:
| Trasferta in Italia con rimborso di vitto e alloggio | |
| Rimborso (o fornitura gratuita) di vitto e alloggio: | Esenzione integrale |
| Rimborso di viaggio/trasporto: | Esenzione integrale |
| Indennità/diaria aggiuntiva: | Esente fino ad euro 15,49 giorno |
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| Trasferta all’estero con rimborso di vitto e alloggio |
| Rimborso (o fornitura gratuita) di vitto e alloggio: | Esenzione integrale |
| Rimborso di viaggio/trasporto: | Esenzione integrale |
| Indennità/diaria aggiuntiva: | Esente fino ad euro 25,82 giorno |
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| Trasferta in Italia con rimborso di vitto o alloggio | |
| Rimborso (o fornitura gratuita) di vitto oppure alloggio: | Esenzione integrale |
| Rimborso di viaggio/trasporto: | Esenzione integrale |
| Indennità/diaria aggiuntiva: | Esente fino ad euro 30,99 giorno |
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| Trasferta all’estero con rimborso di vitto o alloggio |
| Rimborso (o fornitura gratuita) di vitto oppure di alloggio: | Esenzione integrale |
| Rimborso di viaggio/trasporto: | Esenzione integrale |
| Indennità/diaria aggiuntiva: | Esente fino ad euro 51,65 giorno |
Incarico di trasferta
Sebbene non sia più da tempo richiesta una lettera formale per la trasferta del lavoratore dipendente, può essere opportuno redigerla. In particolare nel caso di trasferte lunghe.
Nella lettera di comando in trasferta potranno essere riportati i motivi della trasferta, presso chi avvenga, la durata prevista, l’attività da svolgere, la retribuzione, l’indennità di trasferta prevista, i rimborsi, ecc.
Nel caso di utilizzo dell’autovettura del dipendente, al fine della successiva esenzione del rimborso chilometrico, è invece assolutamente necessario redigere apposita lettera di autorizzazione che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza ed al tipo di autovettura ammessa per il viaggio ed al costo chilometrico dedotto dalle tabelle ACI.
Le sanzioni
Nel caso di utilizzo illecito della trasferta (vedi ‘caratteristiche’ più sopra) si ricade nella piena imponibilità di tutte le somme erogate, compresi i rimborsi.
Fatti salvi i casi puniti penalmente, oltre al recupero contributivo e fiscale omesso, il datore sarà tenuto al pagamento delle sanzioni relative all’evasione.
Realizzandosi poi il caso di infedele registrazione, sarà soggetto alle sanzioni amministrative con importi che oscillano tra i 150 euro ed i 6.000 euro.
Orlando Dainelli
Consulente del Lavoro
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